Polaganje ispita za provjeru stručne osposobljenosti djelatnika na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva zakonski je preduvjet za rad na poslovima zaštite i obrade dokumentarnog i arhivskoga gradiva u tijelima, ustanovama i organizacijama koje stvaraju ili čuvaju gradivo.
Način i program polaganja stručnog ispita propisani su Pravilnikom o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja (NN 104/2019). Ispit organizira i provodi Povjerenstvo za stručni ispit za upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva koje imenuje ministarstvo nadležno za poslove kulture na prijedlog Hrvatskog arhivskog vijeća.
Pravo polaganja ispita imaju osobe koje imaju najmanje srednju stručnu spremu i najmanje šest mjeseci radnoga iskustva na obavljanju poslova upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva.
Državni arhiv u Varaždinu, sukladno zakonskim propisima i svojim obvezama, organizira svake godine tečaj za pripremu kandidata koji se planiraju prijaviti za polaganje ispita. Iako je tečaj namijenjen prvenstveno djelatnicima iz ustanova u neposrednoj nadležnosti Državnog arhiva u Varaždinu, za tečaj se mogu prijaviti i druge zainteresirane osobe.
Ispitni rokovi za 2021. godinu, objavljeni su na stranicama Hrvatskog državnog arhiva: www.hda.hr