Državni arhiv u Varaždinu je ustanova u kojoj se čuva arhivsko gradivo nastalo djelovanjem različitih stvaratelja. Na zahtjev stranaka Državni arhiv u Varaždinu izdaje preslike tog gradiva. Izdavanje preslika jedan je od oblika korištenja arhivskog gradiva, koje je regulirano Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018. i 98/2019.), Pravilnikom o korištenju arhivskog gradiva (NN 121/2019.) te Pravilnikom o radu čitaonice Državnog arhiva u Varaždinu.
U svakom od navedenih obrazaca Podnositelj obavezno navodi svoje osobne podatke (ime i prezime, adresu, kontakt broj) te datum i mjesto podnošenja zahtjeva. Podnositelj zahtjeva ispunjava obrazac ovisno o vrsti predmeta koji mu je potreban.
Državni arhiv u Varaždinu pravnim i fizičkim osobama za izdavanje ovjerenih preslika naplaćuje naknadu prema cjeniku Državnog arhiva u Varaždinu.
Podnositelj zahtjeva može svoj zahtjev podnijeti osobnim dolaskom u arhiv, elektroničkim putem, poštom ili faksom na broj 042/332-508.
Arhiv izdaje ovjerene preslike ili prijepise i izvode samo iz onog arhivskog gradiva čije izvornike čuva