Prema odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, (NN 61/2018. stvaratelji i imatelji1 arhivskog gradiva dužni su savjesno ga čuvati u sređenom stanju koje će osiguravati njegovu dostupnost i korištenje. Arhivsko gradivo čine zapisi ili dokumenti bez obzira na mjesto i vrijeme nastanka, oblik i nosač na kojem su sačuvani. Pojam dakle ne označava samo “papirnate” dokumente već svu dokumentaciju bez obzira na njen oblik. Čuvanje dokumentacije u sređenom stanju podrazumijeva redovito provođenje postupaka odabiranja i izlučivanja gradiva. Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva utvrđena je, među ostalim, i obveza donošenja općeg popisa gradiva s rokovima čuvanja.
Opći popis s rokovima čuvanja je popis vrsta gradiva s rokovima čuvanja koji se odnosi na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem administrativnih ili općih funkcija. To su funkcije koje obavlja svaki stvaratelj, bez obzira na to kojim se poslom bavi, kao što su na primjer upravljanje i organizacija, ljudski resursi, financije, upravljanje postrojenjima, nekretninama u vlasništvu, nabavom ili informacijskim sustavima. Prema odredbama članka 9. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva donosi ga Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva.
Svrha općeg popisa gradiva
Popis s rokovima čuvanja služi prvenstveno kao pomoć u odabiranju i izlučivanju gradiva. Možemo ga shvatiti i kao svojevrsni kalendar upravljanja životnim vijekom dokumenta od njegova nastanka do izlučivanja ili predaje nadležnom arhivu. Popis treba pomoći u identifikaciji dokumenata koji imaju dugotrajnu vrijednost, no ujedno i omogućiti pravovremeno izlučivanje dokumentacije koju više nije potrebno čuvati iz poslovnih, pravnih ili drugih razloga.
Opći popis gradiva s rokovima čuvanja pomagalo je pri izradi vlastitog popisa gradiva s rokovima čuvanja. Namijenjen je prvenstveno stvarateljima javnog arhivskog i dokumentarnoga gradiva i ostalim kategoriziranim stvarateljima, no koristiti ga mogu svi.
Izrada vlastitoga popisa gradiva s rokovima čuvanja preduvjet je za provođenje postupka odabiranja i izlučivanja, a time i za učinkovito i racionalno upravljanje poslovnom i službenom dokumentacijom.
Struktura Općeg popisa Opći popis gradiva s rokovima čuvanja strukturiran je na način da sadrži:
- naziv funkcije (u lijevom gornjem uglu)
- naziv aktivnosti (u desnom gornjem uglu)
- brojčanu oznaku i naziv grupe unutar određene aktivnosti
- brojčanu oznaku i naziv podgrupe unutar određene grupe
- opis dokumentacije koja se razvrstava u grupu s uputama na druge grupe ili aktivnosti gdje postoji veća mogućnost dvojbe ili različitog tumačenja u kojoj grupi ili aktivnosti valja tražiti rok čuvanja određene dokumentacije
- tablice s popisom i opisom podgrupa unutar pojedine grupe
Tablica s opisom podgrupe sadrži:
- brojčanu oznaku i naziv, a po potrebi i podrobniji opis dokumentacije koja se razvrstava u pojedinu podgrupu, te napomene za preciznije tumačenje postupanja t.j. razvrstavanja gradiva u pojedine podgrupe
- oznaku roka čuvanja uz, po potrebi, pobližu uputu o početku računanja roka te postupka po isteku toga roka.