Stvaratelji gradiva su tijela javne vlasti, pravne ili fizičke osobe, grupe osoba koje obavljaju određenu djelatnost i čijim djelovanjem nastaje dokumentarno i arhivsko gradivo.
Stvaratelji javnog dokumentarnog i arhivskog gradiva dužni su:
- osigurati da javno dokumentarno gradivo koje posjeduju bude primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu,
- osigurati prostore za odlaganje i čuvanje javnog dokumentarnog gradiva,
- utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog gradiva u digitalnom obliku,
- odrediti djelatnika za rad u pismohrani koji mora imati položen stručni ispit iz arhivske struke ili stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskog gradiva,
- izraditi Pravila o upravljanju dokumentarnim i arhivskim gradivom, u kojem će urediti sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva,
- odrediti rokove čuvanja za sve vrste gradiva koje nastaje njegovim radom te takav popis javnog dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje,
- redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka te za izlučivanje tražiti odobrenje nadležnog arhiva,
- dostaviti nadležnom arhivu popise cjelokupnog javnog dokumentarnog i javnog arhivskog gradiva do kraja godine za prethodnu godinu,
- predati javno arhivsko gradivo nadležnom arhivu u uvjetima i rokovima određenim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima,
- obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama u vezi s gradivom i omogućiti mu uvid u stanje gradiva.
Vlasnici ili posjednici privatnog arhivskog gradiva koji čuvaju arhivsko gradivo ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, dužni su:
- obavijestiti nadležni arhiv o posjedovanju gradiva,
- čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu,
- srediti gradivo i izraditi popis,
- dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi provede sigurnosno snimanje.
Ako vlasnik ili posjednik privatnog arhivskog gradiva nemarno ili nestručno čuva gradivo tako da postoji opasnost da ono bude oštećeno ili uništeno, nadležni arhiv može rješenjem odrediti da se arhivsko gradivo preda arhivu na čuvanje dok vlasnik ili posjednik ne dokaže da je osigurao propisane uvjete.
Sve obveze i prava detaljnije se mogu pogledati u :
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18 , NN 98/19)
* Pravilnik o upravljanju dokumentarim gradivom izvan arhiva (NN, 105/2020)
* Pravilnik o korištenju javnog arhivskoga gradiva (NN 121/19)
* Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, te broju i strukturi stručnog osoblja arhiva (NN 121/19)
* Pravilnik o stručnim arhivskim zvanjima i drugim zvanjima u arhivskoj struci te uvjetima i načinu njihova stjecanja (NN 104/19)