Općenito
Korisnici mogu arhivsko gradivo i knjižničnu građu koristiti samo u čitaonicama Državnog arhiva u Varaždinu. Državni arhiv u Varaždinu ima čitaonice na tri lokacije:
a) Koprivnička 51, Varaždin (tel. 042 332 510)
b) ASC Krapina, Dvorac Popovec, Velika Ves 137 (tel. 049 342 202)
c) ASC Koprivnica, Trg bana Josipa Jelačića 6, Koprivnica (tel. 048 642 154)
Čitaonice su otvorene radnim danom od 8.00 do 14.00 sati.
Informacije o gradivu te postupku naručivanja i korištenja gradiva mogu se dobiti osobno u čitaonicama, elektronskim putem, telefonom ili putem web stranice.
Zahtjev za korištenjem arhivskog gradiva podnosi se osobno u čitaonici ili elektronskim putem na adresu citaonica@dav.hr (za gradivo centrale DAVŽ-a), dav@kr.ht.hr (za gradivo ASCKR) i davz.asckoprivnica@gmail.com (za gradivo ASCKC) . Ukoliko je gradivo naručeno e-mailom djelatnik čitaonice e-mailom će odgovoriti na zahtjev.
Korištenje arhivskog gradiva i obavijesnih pomagala u čitaonici je besplatno.
Djelatnici Arhiva ne istražuju arhivsko gradivo za korisnike.
Uvjeti i način korištenja arhivskoga gradiva utvrđeni su Zakonom o arhivskome gradivu i arhivima (NN 61/2018, 98/2019), Pravilnikom o korištenju javnog arhivskoga gradiva (NN 121/2019), te Pravilnikom o radu čitaonice Državnog arhiva u Varaždinu.
Korištenje arhivskog gradiva u čitaonici
Postupak naručivanja gradiva u čitaonici
Korisnik se pri dolasku u čitaonicu prijavljuje dežurnom djelatniku koji mu pruža obavijesti o arhivskim fondovima i zbirkama koje sadrže podatke relevantne za njegovo istraživanje, o arhivskim obavijesnim pomagalima, o postupku naručivanju gradiva i izrade preslika te o mogućnosti korištenja knjižnice. Za podrobnije podatke o temi istraživanja dežurni djelatnik uputit će korisnika na arhiviste nadležne za određene arhivske fondove i zbirke.
Prilikom narudžbe arhivskog gradiva korisnik ispunjava Prijavu za korištenje arhivskog gradiva koja sadrži osobne podatke o istraživaču, temi istraživanja i svrsi korištenja te Zahtjev za korištenjem arhivskog gradiva s preciznim popisom traženog gradiva.
Prijava se ispunjava za svaku novu temu ili predmet istraživanja i vrijedi do kraja istraživanja naručenog gradiva, odnosno do kraja istraživanja određene teme ili predmeta. U slučaju da istraživanje traje više od godinu dana, Prijava se ponovno ispunjava.
Prijavu potpisom odobrava ravnatelj ili druga ovlaštena osoba i ono vrijedi kao dozvola za korištenje arhivskog gradiva. Odobrenje za korištenje gradiva daje se ako je moguće odmah, a najkasnije u roku od tri (3) dana od dana podnošenja zahtjeva.
Potpisom na Prijavi korisnik se obvezuje da će se pridržavati Pravilnika o korištenju javnog arhivskog gradiva i Pravilnika o radu čitaonice.
Zatraženo gradivo izdaje se najkasnije u roku od tri (3) radna dana po primanju zahtjeva (ukoliko je zahtjev predan osobno) ili najkasnije u roku tri (3) radna dana po primljenom odgovoru (ukoliko je zahtjev upućen e-mailom).
U jednom danu na korištenje se može dobiti najviše pet (5) mikrofilmskih svitaka ili deset (10) arhivskih kutija, svežnjeva odnosno knjiga, ne računajući obavijesna pomagala.
Ukoliko se naručeno gradivo ne koristi duže od deset (10) radnih dana, gradivo se vraća u spremište. U tom slučaju ponavlja se cijeli postupak naručivanja arhivskog gradiva.
Pravila i obveze rada u čitaonici
- U čitaonice se smije unositi samo papir, pisaći pribor i prijenosno osobno računalo. Ostale stvari potrebno je pohraniti u garderobu.
- Korisnici ne smiju arhivsko gradivo iznositi iz čitaonica.
- U čitaonicama je zabranjeno glasno razgovarati, koristiti mobitel, pušiti, jesti i piti te upotrebljavati predmete koji mogu oštetit arhivsko gradivo.
- U čitaonici se u jednom danu može dobiti na korištenje najviše deset (10) arhivskih kutija, svežnjeva odnosno knjiga, ne računajući obavijesna pomagala.
- Korisnik je dužan pažljivo postupati s arhivskim gradivom da ga ne bi oštetio ili uništio. Nije dozvoljeno naslanjati se na gradivo, na njemu raditi bilješke ili preslike preko pausa, podcrtavati ili precrtavati tekst, savijati ili vlažiti listove, koristiti se arhivskim dokumentima kao podlogom za pisanje, poduzimati radnje koje bi mogle na bilo koji način ugroziti, oštetiti ili uništiti gradivo.
- Korisnik ne smije mijenjati poredak spisa ni oznake na arhivskim kutijama, svežnjevima i knjigama. Ako korisnik primijeti da je narušen poredak spisa, molimo da o tome obavijesti dežurnog djelatnika u čitaonici.
- Prije napuštanja čitaonice korisnik je dužan obavijestiti dežurnog djelatnika o prestanku rada i vratiti korišteno gradivo ili obavijesti dežurnog djelatnika o nastavku korištenja gradiva.
- Ako korisnik na bilo koji način ošteti arhivsko gradivo koje mu je dano na korištenje, dužan je nadoknaditi nastalu štetu.
- Korisnik arhivskoga gradiva osobno je odgovoran u slučaju povrede odredba Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka te Zakona o autorskom pravu i srodnim pravima.
- Za objavljivanje arhivskog gradiva korisnik je obvezan pismeno zatražiti posebno odobrenje ravnatelja.
- Korisnik je obvezan u svojim radovima ili napisima u kojima kao izvor koristi arhivsko gradivo, pravilno navesti naziv arhiva, arhivskog fonda ili zbirke i signaturu arhivske jedinice korištenog gradiva.
- Korisnik je obvezan dostaviti knjižnici Arhiva dva (2) primjeraka publikacije nastale na temelju korištenja arhivskog gradiva.
Citiranje arhivskog gradiva
Izrada preslika
- Za izradu preslika dokumenata korisnik u čitaonici ispunjava Narudžbenicu za izradu preslika izvornog arhivskog gradiva. Narudžbenicu za izradu preslika potpisom odobrava ravnatelj ili ovlaštena osoba.
- Kod izbora i načina obilježavanja dokumenata za izradu preslika, korisnici su se dužni pridržavati uputa dežurnog djelatnika.
- Za arhivsko gradivo nastalo do 1850. godine, kao i za određene vrste arhivskoga gradiva (knjige, grafike, planovi, zemljovidi, fotografije i sl.) za koje u pravilu nije dopuštena izrada fotokopija, izrađuju se digitalne snimke.
- Nakon predaje Narudžbenice za izradu preslika korisniku će se u istom danu izraditi preslici najviše pet (5) izvornih dokumenata i izdati istog dana. Preslici više od pet (5) izvornih dokumenata izdaju se, u pravilu, dan nakon što su naručeni, a prema kapacitetu i tehničkim mogućnostima Arhiva. U slučaju narudžbe većeg broja preslika, preslici će biti izdani u roku dogovorenom s dežurnim djelatnikom, a koji ne može biti dulji od trideset (30) dana.
- Naknade za izradu preslika utvrđene su cjenikom Arhiva.
- Korisnicima je dopušteno samostalno snimanje arhivskog gradiva vlastitim priručnim tehničkim sredstvima, za osobne potrebe, bez plaćanja naknade
Dostupnost arhivskog gradiva
Dostupnost arhivskog gradiva uređena je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima koji je stupio na snagu 19. srpnja 2018. (NN 61/2018, NN98/2019), Pravilnikom o korištenju javnog arhivskog gradiva (NN 121/2019) i Pravilnikom o radu čitaonice Državnog arhiva u Varaždinu.
Rokovi dostupnosti gradiva:
- Javno arhivsko gradivo dostupno je od njegova nastanka ako zakonom nije određeno drukčije.
- Javno arhivsko gradivo za koje je na temelju zakona utvrđeno ograničenje dostupnosti mogu koristiti samo ovlaštene osobe sukladno propisima kojima je ograničena dostupnost gradiva.
- Javno arhivsko gradivo koje sadrži klasificirane i druge tajne podatke dostupno je po isteku roka od 40 godina od nastanka ako drugim zakonom nije određeno drukčije.
- Javno arhivsko gradivo koje nije označeno stupnjem tajnosti sukladno propisima kojima se uređuje tajnost podataka, a sadrži projektnu i tehničku dokumentaciju štićenih i vojnih objekata, industrijskih postrojenja, infrastrukturnih objekata i sl. te podatke o prirodnim i strateškim bogatstvima od značenja za nacionalnu sigurnost Republike Hrvatske, a koje je predano u nadležni arhiv, dostupno je po isteku roka od 40 godina od nastanka.
- Javno arhivsko gradivo može se dati na korištenje prije isteka rokova ako je na temelju zakona kojima se uređuje pravo na pristup informacijama i zaštita tajnosti podataka utvrđeno da javni interes, koji se ostvaruje dostupnošću podataka, preteže nad interesima koji se štite ili ako su prethodno poduzete mjere koje osiguravaju zaštitu javnih i privatnih interesa zbog kojih je utvrđeno ograničenje dostupnosti odnosno koje onemogućuju uvid u klasificirane podatke.
Dostupnost gradiva koje sadrži osobne podatke:
- Osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje 100 godina od rođenja osobe na koju se osobni podatak odnosi ili nakon smrti osobe na koju se osobni podatak odnosi. Ako datum rođenja i datum smrti osobe nisu poznati ili je njihovo utvrđivanje povezano s nerazmjernim teškoćama i troškovima, osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje 70 godina od nastanka toga gradiva.
- Osobni podaci su podaci određeni posebnim propisom kojim se uređuje zaštita osobnih podataka.
- U slučaju davanja na korištenje javnoga arhivskoga gradiva koje sadrži osobne podatke prije isteka roka, nadležni državni arhiv poduzet će potrebne tehničke mjere radi prikrivanja identiteta osobe na koju se osobni podaci odnose, a korisnik će potpisati izjavu kojom se obvezuje da neće otkriti identitet osobe na koju se osobni podaci odnose ako mu je poznat na temelju dostupnih podataka.
- Osobni podaci u javnom arhivskom gradivu dostupni su za korištenje prije isteka roka: ako korištenje arhivskoga gradiva zahtijeva osoba na koju se gradivo odnosi ili osoba koju ona ovlasti, ako je od nastanka namijenjeno javnosti, ako je osobni podatak osobe na koju se osobni podatak odnosi već postao dostupan javnosti ili je općepoznat, ako na to pristane osoba na koju se osobni podatak odnosi, ako je osoba na koju se osobni podatak odnosi sama ili putem druge osobe objavila taj podatak.
- Korisnik koji smatra da je dostupnost osobnih podataka u javnom arhivskom gradivu ograničena protivno odredbama ovoga članka ima pravo podnijeti zahtjev za prestanak tehničkih mjera zaštite osobnih podataka te je dužan zahtjev obrazložiti.
- U slučaju odbijanja zahtjeva ravnatelj nadležnog državnog arhiva u roku od osam dana od podnošenja zahtjeva donosi pisano obrazloženo rješenje protiv kojeg je dopuštena žalba neovisnom nacionalnom nadzornom tijelu osnovanom u skladu s posebnim zakonom kojim se uređuje područje zaštite osobnih podataka.
Dostupnost gradiva nastalog do 30. svibnja 1990.:
- Javno arhivsko gradivo koje je nastalo do 30. svibnja 1990. dostupno je za korištenje bez ograničenja, osim javnog arhivskog gradiva koje nije označeno stupnjem tajnosti sukladno propisima kojima se uređuje tajnost podataka, a sadrži projektnu i tehničku dokumentaciju štićenih i vojnih objekata, industrijskih postrojenja, infrastrukturnih objekata i sl. te podatke o prirodnim i strateškim bogatstvima od značenja za nacionalnu sigurnost Republike Hrvatske, a koje je predano u nadležni arhiv, dostupno je po isteku roka od 40 godina od nastanka, te gradiva koje sadrži osobne podatke.
- Osobni podaci osobe koja je do 30. svibnja 1990. obnašala javne dužnosti ili bila pripadnik ili suradnik službe sigurnosti dostupni su bez ograničenja u dijelu koji se odnosi na obavljanje te javne dužnosti odnosno službe.
- Svaka osoba čiji se osobni podaci nalaze u javnom arhivskom gradivu ima pravo o gradivu koje se na nju odnosi dati pisanu izjavu kojom osporava istinitost ili potpunost svojih osobnih podataka uz navođenje arhivskog fonda i arhivskoga gradiva na koje se izjava odnosi. Nadležni državni arhiv mora dati na uvid izjavu svakom korisniku javnog arhivskoga gradiva na koje se izjava odnosi, i to zajedno s tim javnim arhivskim gradivom, a što su djelatnik korisničke službe nadležnoga državnog arhiva i korisnik obvezni potvrditi na preslici izjave upisivanjem nadnevka davanja izjave na uvid i potpisom.